1. OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Nuestro sitio web oficial es: http://www.lymlawyers.com.
1. OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
L&M LAWYERS ASSOCIATED S.A.S (en adelante, la “Firma”), dando cumplimiento a la Ley 1581 de
2012, al Decreto 1377 de 2013 y a cualquier norma que los sustituya o modifique; pone en conocimiento
de los Titulares de los Datos Personales la presente Política de protección de datos personales. La
finalidad de esta Política es informar a los Titulares de los Datos Personales sobre los derechos que les
asisten y los mecanismos establecidos por la Firma para su ejercicio, el área responsable de atender
quejas y reclamos, los procedimientos establecidos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la
información; así como, dar a conocer el alcance y finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los
Datos Personales, en virtud de la autorización previa otorgada por el Titular.
Esta Política de Protección de Datos Personales será aplicable a todos los Titulares cuyos Datos
Personales sean objeto de recolección y tratamiento por parte de la Firma en el territorio de la República
de Colombia.
2. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos Personales.
● Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular
para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia
de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
● Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
● Dato Personal: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o
determinables o que puedan asociarse a una persona natural.
● Dato Público: Calificado como tal en la ley. Dato que no es semiprivado, privado o sensible.
● Dato semiprivado: Dato que no es de naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento
interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
● Dato privado: Dato que solo es relevante para su titular.
● Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
discriminación. Esto incluye, entre otros, datos relacionados con el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la afiliación sindical, la salud, la vida
sexual y los datos biométricos.
● Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
● Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
● Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para
corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos
establecidos en la Ley.
● Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
● Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales
a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
● Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
● Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. PRINCIPIOS
En el desarrollo de sus actividades comerciales, la Firma llevará a cabo el Tratamiento de los Datos
Personales de los Titulares, lo que incluye su recolección, uso, almacenamiento, transmisión y
transferencia, conforme a las finalidades establecidas en esta Política. De conformidad con la Ley 1581
de 2012, todo Tratamiento realizado por la Firma cumplirá con los siguientes principios:
Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales
aplicables.
● Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución
y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
● Libertad: El tratamiento de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización,
previa, expresa e informada del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
● Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
● Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se debe garantizar el derecho del Titular
a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos
que le conciernan.
● Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse
por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
● Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las
medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para evitar su
pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
● Confidencialidad: Todos los intervinientes en el Tratamiento están obligados a garantizar la
reserva sobre los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, inclusive después
de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo
sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
RAZÓN SOCIAL
L&M LAWYERS ASSOCIATED S.A.S
NIT
DIRECCIÓN
(+57) 302 530 5490
NIT.
Calle 25B N° 69B – 71 (Oficina 502) | Bogotá D.C. – Col.
TELÉFONO
CORREO ELECTRÓNICO info@lymlawyers.com
PÁGINA WEB
www.lymlawyers.com
5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Firma, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado
desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con
terceros, recolectará, almacenará, utilizará, transmitirá, transferirá, actualizará, rectificará, y
eliminará Datos Personales correspondientes a los Titulares, para ello solicitará una autorización previa
e informará sobre las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene dicho
consentimiento, salvo que tenga lugar una de las excepciones contenidas en el artículo 10 de la Ley
1581 de 2012. La información recolectada podrá ser utilizada únicamente por la Firma, sus empleados,
consultores, asesores, filiales del grupo empresarial y socios comerciales y estratégicos autorizados
expresamente por la Firma, que requieran acceso a esta información.
5.1 Autorización
Al momento de la recolección de Datos Personales, la Firma solicitará autorización previa, expresa e
informada a los Titulares de los Datos Personales, salvo que se presente una de las excepciones
contenidas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 para tal efecto.
La autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales, podrá manifestarse por:
(i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma
razonable que fue otorgada la autorización. En ningún caso la Firma interpretará el silencio del Titular
como una conducta inequívoca.
La Firma conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios
de confidencialidad y privacidad de la información.
5.2 Finalidad del Tratamiento de Datos Personales
La Firma realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades establecidas a
continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud
de Ley o contrato, deberán ajustar el Tratamiento a estas mismas finalidades o a aquellas informadas al
momento de la recolección de los datos.
5.2.1Finalidades de Recolección y Tratamiento de los Datos Personales de clientes y
potenciales clientes:
Gestionar la relación contractual y/o precontractual, incluyendo todo lo relacionado a la
prestación de servicios jurídicos, asesoría legal, representación judicial y extrajudicial.
Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o
varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
Envío de información relacionada con los servicios ofrecidos por la Firma, actualizaciones
normativas, eventos, publicaciones y material de interés.
Facturación, gestión contable y cumplimiento de obligaciones tributarias.
Atender consultas, peticiones, quejas o reclamos.
Cumplir con las obligaciones legales en materia de prevención de lavado de activos y
financiación del terrorismo (SARLAFT).
Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.
Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
Atención de solicitudes de contacto y consultas realizadas a través de los canales digitales de
la Firma.
Análisis de métricas y preferencias de navegación para mejorar la experiencia de usuario.
Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo
crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
Consultar en cualquier momento bases de datos administradas por centrales de riesgo u otras
entidades, con el fin de evaluar el historial crediticio del titular, su solvencia económica, la
factibilidad de establecer o continuar una relación contractual, o cualquier otro propósito
vinculado al análisis de dicha información.
Las demás finalidades establecidas por los Responsables durante la recolección de Datos
Personales, con el propósito de cumplir con normativas legales y regulatorias, así como con las
directrices y procedimientos internos de la Firma.
5.2.2 Finalidades de Recolección y Tratamiento de los Datos Personales de empleados y
candidatos:
Administrar la relación laboral, incluyendo afiliaciones al sistema de seguridad social, pago de
nómina, beneficios, formación y bienestar laboral.
Evaluación y selección de personal en procesos de contratación y/o promoción.
Control de acceso, seguridad física y digital en las instalaciones de la Firma.
Gestión de referencias laborales, conforme a la autorización previa del titular.
Desarrollo de programas de capacitación y desarrollo de campañas internas.
Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por
los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades
administrativas, de la seguridad social y judicial que regulen, supervisen o vigilen las actividades
y operaciones de la Firma, previo cumplimiento del debido proceso.
Las demás finalidades establecidas por los Responsables durante la recolección de Datos
Personales, con el propósito de cumplir con normativas legales y regulatorias, así como con las
directrices y procedimientos internos de la Firma.
5.2.3 Finalidades de Recolección y Tratamiento de los Datos Personales de accionistas:
Reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la Firma.
● Cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, incluido el pago de dividendos.
● Llevar a cabo los trámites necesarios relacionados con la venta, cesión o enajenación de
acciones.
● Realizar inscripciones ante el registro mercantil de la Cámara de Comercio.
● Las demás finalidades establecidas por los Responsables durante la recolección de Datos
Personales, con el propósito de cumplir con normativas legales y regulatorias, así como con
las directrices y procedimientos internos de la Firma.
5.2.4 Finalidades de Recolección y Tratamiento de los Datos Personales de proveedores y
potenciales proveedores:
Para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales.
● Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
● Verificación de antecedentes comerciales y reputacionales.
● Facturación, gestión contable y cumplimiento de obligaciones tributarias.
● Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo
crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
● Consultar en cualquier momento bases de datos administradas por centrales de riesgo u otras
entidades, con el fin de evaluar el historial crediticio del titular, su solvencia económica, la
factibilidad de establecer o continuar una relación contractual, o cualquier otro propósito
vinculado al análisis de dicha información.
● Atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales
o legales.
● Cumplir con las obligaciones legales en materia de prevención de lavado de activos y
financiación del terrorismo (SARLAFT).
● Las demás finalidades establecidas por los Responsables durante la recolección de Datos
Personales, con el propósito de cumplir con normativas legales y regulatorias, así como con las
directrices y procedimientos internos de la Firma.
En desarrollo del principio de seguridad, la Firma ha adoptado medidas técnicas, administrativas y
humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. La firma podrá trasmitir y/o transferir Datos Personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior,
incluso si se encuentran ubicados en países que no proporcionen niveles adecuados de protección,
siempre y cuando medie previa y expresa autorización del Titular de los Datos Personales.
5.3. Derechos de los Titulares de los Datos Personales
De conformidad con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento
o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto
en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista una obligación
legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al
menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales a las
políticas de tratamiento.
Podrán ejercer los derechos antes mencionados:
El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga
a disposición la Firma como Responsable del tratamiento; sus causahabientes, quienes deberán
acreditar tal calidad y el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
5.4. Deberes del Responsable del Tratamiento de Datos Personales
De conformidad con la Ley, corresponde al Responsable del Tratamiento cumplir con los siguientes
deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento;
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado;
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad
y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la regulación de protección de Datos Personales y en especial, para la atención
de consultas y reclamos;
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado
el trámite respectivo;
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
5.5. Disposiciones especiales para el Tratamiento de Datos Sensibles.
La Firma podrá solicitar en cualquier momento Datos Sensibles, informándole al Titular, a más tardar al
momento de la recolección, que los datos solicitados tienen este carácter, y qué tipo de Datos Sensibles
se recolectarán. La Firma podrá tratar datos sensibles si (i) el Titular da su consentimiento explícito y
voluntario con fines específicos; (ii) el Tratamiento es necesario para cumplir obligaciones legales; (iii) el
Tratamiento es necesario para proteger intereses vitales del Titular o de otra persona natural; (iv) el
Tratamiento se refiere a Datos Personales que el Titular ha hecho públicos; (v) el Tratamiento es
necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o cuando jueces o tribunales
actúen en ejercicio de su función judicial; (vi) el Tratamiento es necesario por razones de un interés
público esencial; (vii) el Tratamiento es obligatorio en virtud de la Ley. La Firma no condicionará ninguna
actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad
más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la
privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a
ese tipo de información.
5.6. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley, la Firma garantiza que el Tratamiento de Datos Personales
de niñas, niños y/o adolescentes (NNA) se realizará con estricto respeto a sus derechos fundamentales
y siempre que exista el consentimiento previo y expreso de sus padres o tutores legales, quienes podrán
cambiar o revocar la Autorización tal como se describe en esta Política. En todo caso, el Tratamiento
responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE
DATOS PERSONALES
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE
DATOS PERSONALES
La Firma ha designado al área de Servicio al cliente como área responsable de la recepción y atención
de peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con los Datos Personales.
El Titular podrá ejercer sus derechos mediante comunicación electrónica, a través del correo
info@lymlawyers.com o mediante comunicación telefónica a la línea de atención (+57) 302 530 5490.
6.1. Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales
6.1.1. Consultas
El Titular, así como sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas
respecto de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de la Firma, por medio de los
canales de atención antes señalados y de conformidad a lo estipulado a continuación:
a. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por
un tercero sin que este acredite la representación de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud
será rechazada. Con el fin de realizar la verificación, la Firma podrá solicitar el documento de
identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que
estime necesarios en cada caso.
b. Todas las consultas serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recepción. En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término,
se notificará al interesado indicando las razones de la demora y la fecha en la que se dará respuesta,
la cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del término inicial.
6.1.2. Reclamos
El Titular, así como sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán formular reclamos
respecto de Datos Personales Tratados por la Firma que a su consideración deban ser objeto de
corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización, por medio de los canales de
atención antes señalados y de conformidad a lo estipulado a continuación:
A. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por
un tercero sin que este acredite la representación de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud
será rechazada. Con el fin de realizar la verificación, la Firma podrá solicitar el documento de
identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que
estime necesarios en cada caso.
B. El reclamo debe contener la siguiente información: (i) La identificación del Titular (nombre completo
y número de documento de identidad); (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y
teléfonos de contacto); (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la
representación; (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales
el Titular busca ejercer alguno de los derechos; (v) La descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo y su objetivo (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes);
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer; (vii) Firma y número de identificación.
C. Si el reclamo está incompleto, la Firma requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco
(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
D. Si por cualquier hecho, la persona o área que recibe el reclamo al interior de la Firma no es
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de dicha remisión al reclamante.
E. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
F. El Titular de los Datos Personales tiene el derecho de solicitar, en cualquier momento, la supresión
de su información de las Bases de Datos. Dicha supresión puede ser total o parcial, según lo
requerido por el Titular. No obstante, este derecho no es absoluto y su ejercicio podrá ser denegado
por la Firma en los siguientes casos: (i) El Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer
en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener
los Datos Personales objeto de reclamo; (ii) La eliminación de los Datos Personales obstaculice
actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y
persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; (iii) Los Datos Personales
sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una
acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el
Titular o el Responsable.
7. VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 20 de septiembre de 2021. Los Datos
Personales almacenados en las Bases de Datos sometidas a Tratamiento serán conservados y tratados
conforme al principio de temporalidad. Su permanencia estará determinada por la vigencia del contrato
asociado al producto o servicio, extendiéndose durante el tiempo en que persista la finalidad que motivó
su recolección y por el periodo adicional que disponga la normativa aplicable.